Cos’è la Fatturazione Elettronica
Il sistema di Fatturazione Elettronica prevede l’invio e la ricezione dei documenti di vendita e di acquisto in formato XML tramite il Sistema di Interscambio Dati (SDI) dell’Agenzia delle Entrate a partire dal 1° gennaio 2019.
L’intermediario
Mentre le aziende si aspettano una gestione dell’invio fatture automatico al 100%, in quanto dal 2004 le fatture sono inviate in PDF con un click del mouse, la Fatturazione Elettronica complica un po’ le cose perché:
- il metodo di invio differisce a seconda del tipo di cliente
- il caricamento dati sul portale SDI è manuale
- il caricamento ai fini dell’archiviazione sostitutiva è separato
Queste “complicazioni” stanno determinando la nascita di servizi detti “Intermediari” verso l’SDI.
Cosa fa l’Intermediario
L’Intermediario si occupa di gestire l’intero ciclo dell’invio e dell’archiviazione sia sul ciclo attivo che passivo. I suoi costi variano in ragione del fornitore e del volume di fatture emesse e ricevute.
Fatturazione Elettronica attiva
- fattura a Pubblica Amministrazione:
per i clienti della Pubblica Amministrazione, occorre conoscere il codice univoco SDI
viene inviato documento XML a SDI; il documento è rifiutabile dal cliente P.A. - fattura ad azienda italiana con P. IVA:
per i clienti italiani con P. IVA occorre il codice univoco SDI oppure la PEC
viene inviato documento XML a SDI; il documento non è rifiutabile dal cliente; consigliamo anche di inviare un PDF con una filigrana che indica “documento fiscalmente non valido” - fattura a privato (solo cod. fiscale):
invio documento XML a SDI (facoltativo); viene inviato al cliente un PDF senza filigrana perché il documento è fiscalmente valido - fattura a cliente estero:
invio documento XML a SDI (facoltativo); viene inviato al cliente un PDF senza filigrana perché il documento è fiscalmente valido
Importante: conviene inviare sempre tutte le fatture attive a SDI, quindi anche quelle dei clienti esteri, perché si evita l’adempimento dello spesometro sul ciclo attivo.
Fatturazione Elettronica passiva
- per ricevere le fatture, ogni fornitore deve fornire il proprio codice univoco SDI o la propria PEC
- se ci si avvale di un Intermediario, si deve comunicare al proprio fornitore il codice SDI del proprio Intermediario
L’archiviazione sostitutiva
Le fatture in formato XML devono essere conservato per 10 anni su un sistema di Archiviazione Sostitutiva.
E’ possibile usare il portale dell’Agenzia delle Entrate, ma per avere a portata di mano tutti i documenti (DDT, ecc) può essere conveniente utilizzarne uno a pagamento allo scopo di archiviare tutti i documenti del ciclo vendite ed acquisti.
Come semplificarsi la vita
Se si emettono poche fatture ogni anno la gestione della Fattura Elettronica può essere delegata al proprio commercialista o eseguita manualmente sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Se si emettono diverse decine o centinaia di fatture al mese, i “click” necessari diventano migliaia.
Il modulo di automazione della Fatturazione Elettronica per Target Cross semplifica parecchio la vita perché consente:
- la completa automazione delle fatture attive, includendo la produzione, l’invio e l’archiviazione con un click del mouse per i 4 diversi tipi di cliente
- l’automazione delle fatture passive creando in automatico sia il documento Fattura da Fornitore che il caricamento automatico della prima nota fornitori