TC Office: il documentale per Target Cross

Perché i documenti li vogliamo trovare subito

Il modulo TC Office è il sistema documentale integrato a Microsoft Office per gestire la creazione, la protocollazione, l'archiviazione e il flusso dei documenti aziendali.

Consente di creare automaticamente lettere, fax, preventivi già protocollati e archiviati nel momento della loro creazione. E' possibile impostare e codificare tipologie di documento diversi (lettere, fax, preventivi...) in base agli standard che la direzione decide. In questa maniera con tre click del mouse il documento e fatto!

Ogni dipartimento può avere il proprio protocollo e i propri moduli per la compilazione di documenti. TC Office crea in automatico il numero di protocollo e la collocazione nell'archivio di tutti i documenti generati.

I dati sono inseriti solo una volta: un sistema documentale finalmente completamente integrato al flusso dai dati aziendali.

  • Gestisce documenti multipli
  • Attiva mailings multiple
  • Ricerca, ordina e visualizza tutti i documenti archiviati

Per TC Office gestire il flusso dei documenti significa trovare con estrema facilità un documento e sapere immediatamente la sua storia.

Archiviazione ottica e sostitutiva

I documenti non in formato digitale...la carta...i fax, le fatture, tutti quei documenti che non sono creati direttamente da TC Office possono fare parte dell'archivio digitale.

Il Modulo di cattura permette di trasformarli in documenti digitali, di assegnare loro un numero di protocollazione in automatico, e di renderli disponibili via computer.

TC Office rende più veloce la consultazione dell'archivio e assicura che documenti importanti non vengano persi o manomessi.

Grazie all'integrazione col modulo EDM Cross (opzionale) l'archiviazione oltre che digitale può essere anche sostitutiva a norma di legge: le fatture, i bilanci e tutti i documenti fiscali possono essere cosiì dematerializzati liberando spazi e vuotando scaffali ed armadi.

La gestione elettronica dei documenti è una grande opportunità per rinnovare l'azienda in termini di produttività e di qualità del lavoro. Si migliora la comunicazione e si aumenta la competitività dell’azienda stessa. Utilizzando scanner al alta velocità si possono digitalizzare fino a 90 pagine al minuto. Con TC Office passi direttamente dallo scanner all'archivio.

E in più con TC Office gli utenti possono ricercare e archiviare documenti direttamente dall'applicativo senza dover indicizzare manualmente i documenti al momento dell’archiviazione ed evitando la digitazione dei dati in fase di ricerca, riducendo quindi gli errori e le perdite di tempo.

Privacy

La privacy non va considerata un adempimento burocratico. E' per le aziende una grande opportunità per migliorare il proprio lavoro.

Chiunque in azienda deve essere in grado di proteggere il documento che sta scrivendo.
Per questo compito importante non ci si può affidare al file system, le cartelle di windows. Meglio memorizzare i documenti sul database dove si ha la certezza che nessuno può eliminare o modificare dati importanti, e dove si possono proteggere dati e documenti senza avere competenze tecniche.

Le informazioni vanno date solamente a chi è autorizzato.
Per esempio: il documento che contiene la firma del legale rappresentante va usato solo da chi di dovere! E nessuno deve poter modificare questo documento.

Alcuni dati sui costi dei documenti in azienda

Nella gestione tradizionale della documentazione, ogni documento di carta presente in azienda porta con se due costi:

  • il costo delle copie operative che possono essere consultate (in alcuni casi le fotocopie possono essere molteplici: una per l'archivio, una per l'ufficio acquisti, una per l'ufficio tecnico...).
  • il costo del tempo impiagato nella ricerca del documento

TC Office elimina il costo delle copie operative. Quando esiste un archivio digitale, una sola copia dei documenti basta. Le copie operative sono sempre disponibili e facilmente reperibili da chi ha i permessi. Con il sistema di archiviazione digitale, ho quello che serve subito e a portata di mano.

Se in azienda siamo in 5... e riceviamo o inviamo a testa 10 documenti al giorno tra lettere, fax, e-mail... in un anno sono oltre 10.000 documenti. In media un documento su cinque viene fotocopiato per tenerlo a portata di mano. Un quinto di 10.000 documenti = 2.000 fotocopie pari a 4 risme di carta da:

  • fotocopiare
  • mettere nei faldoni
  • trovare
  • rimettere a posto

Con TC Office trovi al volo il documento, e probabilmente non lo stampi neppure.

I documenti e la Qualità

Il Sistema Qualità prevede che i processi aziendali siano definiti e documentati. TC Office aiuta a tracciare:

  • il rapporto con clienti, fornitori, potenziali acquirenti
  • i processi per la gestione di garanzie, preventivi, ordini, invio di informative, iniziative commerciali

Tutto questo senza la quantità di carta che un Sistema Qualità normalmente comporta.

TC Office è il software che elimina le fotocopie.

Quante volte viene fotocopiata la patente del legale rappresentante?
Quante volte viene fotocopiata la visura camerale?

Con TC Office si possono archiviare i documenti e distribuirli all’interno o all’esterno dell’azienda in modalità interattiva o automatica, nel rispetto dell’organizzazione esistente e senza lasciare la propria scrivania.

Avere a disposizione tutti i documenti significa un risparmio di tempo stimato al 30%.