DocFinance

DocFinance è un progetto applicativo per la gestione anticipata di tesoreria aziendale che contiene i servizi Remote Banking Telemaco.
L’integrazione dei servizi Remote Banking con il sistema informativo aziendale ne caratterizza la completezza.

Per agevolare l’introduzione della procedura e per accogliere i benefici che ne derivano l’organizzazione aziendale deve prepararsi ai cambiamenti necessari. In genere coloro che svolgono attività di registrazione della contabilità generale, salvo aziende strutturate e di grandi dimensioni, si occupano anche delle registrazioni delle contabili bancarie.

La procedura di integrazione dei servizi Remote Banking con la contabilità, oltre a ricevere Flussi di Cassa, assolve al compito di fare le prime note necessarie da trasferire a seguito della Riconciliazione.

L’origine della gestione anticipata della tesoreria aziendale sono gli impegni di incasso e pagamento derivanti dai contratti per gli investimenti, per gli acquisti e per le vendite: tenere sotto controllo la sfasatura temporale che ne deriva è compito quotidiano dell’amministrazione aziendale.

DocFinance è lo strumento di lavoro ideale per:

• Responsabili finanziari, amministrativi e di tesoreria di imprese e gruppi
• Tesorieri e gestori della liquidità di imprese industriali e commerciali
• Imprenditori
• Consulenti di direzione aziendale Informazioni a supporto della tesoreria

Il nucleo di DocFinance consiste in un costante e sistematico flusso di informazioni, da e per il Sistema Informativo Aziendale e il Corporate Banking Interbancario. Dal Sistema Informativo:

• anagrafiche clienti e fornitori e piano dei conti
• flussi di cassa da documenti commerciali e contabili
• movimenti bancari (punti vendita per monetica) Dal sistema del CBI si ricevono informazioni quotidiane riguardanti:
• movimenti di estratto conto
• saldi dei conti
• esiti di portafoglio
• aggiornamento anagrafici ABI CAB
• avvisi di pagamento Grazie all’integrazione delle procedure è possibile elaborare questi dati affinché producano:
• movimenti di tesoreria da movimenti bancari
• strumenti per la riconciliazione
• strumenti di controllo delle scadenze passive in pagamento

Un applicativo completo

DocFinance è un progetto organizzativo completo e integrato, strutturato in moduli funzionali che permettono di conoscere, programmare e gestire tutti gli eventi di tesoreria.

Anagrafiche

Contiene tutti gli archivi che raccolgono i dati relativi alle aziende gestite, alle banche e alle divise utilizzate, ai fidi e alle condizioni applicate, alle voci per il rendiconto finanziario e ai parametri per il calcolo contabile, spese e giorni valuta.

Movimenti

Report dei movimenti riferiti alle diverse linee di credito: conto corrente, portafoglio, finanziamenti, anticipi, contratti a termine, leasing, commercial paper, accettazioni, conti pool, mutui, investimenti, conti intragruppo.

Funzioni: controllo condizioni e prospetto contestazioni, ageing scadenzari

Analisi e Situazioni

Gestisce le proiezioni su utilizzo e disponibilità di conti correnti e linee di credito, situazione su utilizzo e disponibilità con tasso medio ponderato di indebitamento o di realizzo, analisi voci finanziarie a budget e a consuntivo, estratti e scalari. Partecipazione parametrica degli scadenzari e degli impegni per insoluti stimati e finanziamenti o investimenti in scadenza.

Integrazione Contabilità

Consolida conti e dati anagrafici, scadenzari, distinte di incasso, distinte di pagamento, movimenti di conto come assegni o versamenti dai punti vendita. Restituisce la prima nota dei movimenti bancari e le distinte di incasso e pagamento.

Integrazione CBI

Evidenza giornaliera dei movimenti d’iniziativa di terzi con inserimento manuale e/o automatico dei movimenti. Riconciliazione automatica e manuale tra tesoreria e CBI. Controllo condizioni e rilevazione delle contestazioni.

Decisioni

Ripartisce e/o ottimizza per costo unitario la distribuzione degli incassi e pagamenti. Controlla automaticamente e distinta gli avvisi passivi. Funzioni di autorizzazione pagamenti e notifica dei pagamenti tramite e-mail.

Risk Management

Analisi dei finanziamenti e degli investimenti con verifica degli interessi. Scadenzario dei finanziamenti, commercial paper, contratti a termine e bilancia valutaria. Scadenzario investimenti, analisi, competenza interessi e a tasso per durata.

Operazioni a medio lungo termine

Gestione varie tipologie di mutuo e valutazione economica relativa: erogazione e rate di rimborso.

Storico

Volumi di: capitali, interessi attivi/passivi e spese. Analisi per azienda, banca, linea di credito e operazione. Storico saldi per voce finanziaria: budget e consuntivi.

Gestione accentrata

Cash pooling e nome conto per ottimizzare la conduzione finanziaria di gruppi aziendali. Azzeramento per valuta dei conti delle operative con giroconti giornalieri o rapporti bancari accesi solo presso la capogruppo. Conti correnti intercompany e relative liquidazioni. Clearing house tra scadenze intercompany.

ll controllo innanzitutto

Perché i processi in cui è coinvolta l’azienda siano improntati a modelli di efficienza ed efficacia, il governo delle informazioni di ordine finanziario rappresenta una condizione da cui l’amministrazione non può prescindere. L’accesso all’informazione e il suo controllo devono essere mantenuti attraverso il supporto di strumenti adeguati, flessibili e completi, in grado di offrire scenari ampi, aggiornati in tempo reale, a breve e a medio termine.

Acquisizione e distribuzione

DocFinance è l’applicativo che mette in comunicazione il sistema informativo dell’azienda con il Corporate Banking Interbancario, garantendo una completa integrazione tra le informazioni e un costante scambio di dati tra i sistemi. Grazie alla sistematica acquisizione e distribuzione di informazioni, fornisce una fotografia dettagliata della situazione dei flussi, delle disponibilità e dei fabbisogni, e di tutti gli asset finanziari dell’azienda. Poiché incorpora i servizi di remote banking, DocFinance permette inoltre all’amministrazione di interfacciarsi in modo diretto con le banche di cui è cliente.

Dalla gestione all’ottimizzazione

Il monitoraggio costante e puntuale dei movimenti finanziari restituisce all’amministrazione capacità di previsione e supervisione. La pianificazione e il controllo dei saldi per valuta diventa il compito principale dell’amministrazione finanziaria che può così dedicare maggiore tempo e attenzione alla gestione dei crediti.

Con DocFinance le mansioni quotidiane della tesoreria vengono automatizzate. Circa un terzo del tempo normalmente impiegato per svolgere operazioni di routine a scarso valore aggiunto può essere utilizzato per pianificare e ottimizzare i movimenti finanziari e per la gestione delle relazioni con il sistema bancario.

L’applicativo supporta la funzione tesoreria garantendole un ruolo proattivo. Infatti, grazie al monitoraggio delle attività, DocFinance crea le condizioni per anticipare le operazioni necessarie alla gestione finanziaria e per agire sempre in modo tempestivo, affinché non si producano situazioni di tensione di tesoreria.

Un sistema integrato

DocFinance è un ottimo aiuto nella gestione day-by-day e previsionale per chi in azienda deve fornire una rappresentazione dei dati finanziari, a supporto dei processi decisionali. Oltre a ricevere i flussi di cassa, la procedura di integrazione con la contabilità assolve al compito di ottenere le prime note necessarie da trasferire automaticamente in contabilità, dopo aver eseguito la riconciliazione tra tesoreria e banca.

Strategia e finanza aziendale

DocFinance è un ausilio importante per ridisegnare gli equilibri del rapporto dell’azienda con la banca. Grazie al monitoraggio delle informazioni di ordine finanziario e al pronto riscontro dei movimenti di tesoreria, l’attività della banca diventa più trasparente. In questo modo l’azienda può avvalersi di un migliore potere di negoziazione, con la possibilità di controllare in modo sistematico il costo del denaro e dei servizi.

DocFinance è anche lo strumento ideale per affrontare il nuovo contesto del credito delineato dagli accordi denominati Basilea 2, che porteranno le banche ad erogare credito e a determinare il costo del denaro in funzione di un rating, l’indice sintetico della qualità e della rischiosità di un’impresa. In seguito a Basilea 2, solo le aziende che saranno in grado di gestire la finanza come fattore strategico potranno contribuire qualitativamente alla definizione del proprio rating e godere quindi di un vantaggio competitivo. Infatti il rating – che misura la capacità attuale e futura del debitore di far fronte ai propri impegni finanziari – è influenzato anche dalle capacità organizzative e professionali che un’azienda ha a disposizione.

È importante quindi che l’impresa sia in possesso di adeguati strumenti di analisi e controllo, come DocFinance, per individuare in anticipo i potenziali punti di debolezza e di forza che caratterizzano le variabili aziendali critiche.

Un cambiamento necessario

DocFinance non è solo un progetto applicativo, ma un nuovo modello di organizzazione aziendale è necessario per implementare quei processi che apportano benefici sia in termini di risparmio di risorse che di ottimizzazione delle operazioni.

Il valore aggiunto di una consulenza personalizzata

La scelta di DocFinance come applicativo per la gestione anticipata della tesoreria aziendale consente di usufruire della presenza in azienda di un consulente specializzato in finanza d’impresa per l’avviamento del prodotto e, se richiesto, per un supporto alla gestione e alla strategia. Un’occasione unica per affrontare il tema della gestione della tesoreria aziendale con l’aiuto di un professionista in grado di analizzare la situazione corrente e impostare il lavoro per il futuro. Una consulenza organizzativa, funzionale e personalizzata per assicurare il successo dell’avviamento e consolidare le conoscenze derivanti dall’applicazione

Funzionalità e caratteristiche principali

• conoscenza e gestione anticipata degli eventi di tesoreria
• integrazione e scambio dei dati con il Sistema Informativo Aziendale e con il Corporate Banking Interbancario
• acquisizione dei movimenti da banca
• gestione del rischio di cambio attraverso la bilancia valutaria
• controllo delle condizioni di credito e dei fidi
• automazione delle procedure
• ottimizzazione e simulazioni
• spunta avvisi e riconciliazione
• analisi di volumi, utilizzi e costi e report statistici del lavoro bancario
• invio disposizioni e ricezione esiti
• aggiornamenti software tramite web