Il 31 dicembre 2004 è il termine ultimo per adeguare le aziende alle disposizioni del decreto legge 196/2003 in materia di protezione dei dati personali.
Adeguarsi conviene perché:
- trattare dati personali è attività pericolosa: chi verrà trovato inadempiente ad un controllo effettuato dagli organi preposti rischia pesanti sanzioni amministrative e penali
- nominare dei responsabili al trattamento di dati è un’importante attenuante per il titolare in caso di controversia.
Due esempi:
- i curriculum ricevuti possono contenere dati sensibili. Il titolare dei dati deve dimostrare di aver adottato tutte le misure idonee affinchè i dati dell’interessato fossero protetti;
- visitando siti Internet si genera un traffico su cui la Polizia Postale può effettuare accertamenti e di cui il titolare è diretto responsabile: se il titolare dei dati dispone degli adeguati strumenti, riesce a scagionarsi.
I tempi sono brevi e la documentazione è corposa e complessa : per semplificare la produzione di tutta la documentazione consiglia Privacylab, un software realizzato da MetisLab, azienda italiana specializzata da anni sulla privacy.
Privacylab, in pratica:
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produce TUTTA la documentazione richiesta dal decreto legge 196 (informativa, lettere di incarico, documentazione di prima formazione)
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produce il Documento Programmatico sulla Sicurezza
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consente di inviare e gestire in automatico le richieste di consenso tramite e-mail
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effettua l’analisi del rischio sulla base dell’esperienza maturata su 2500 casi aziendali
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definisce le misure minime e i “da fare” per il sistema informatico
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modificando l’organigramma aziendale o la struttura informatica, i documenti vengono mantenuti costantemente aggiornati in maniera semiautomatica
Privacylab è adeguato per le imprese profit e no profit, così come per gli enti pubblici. Il costo è contenuto e comprende un anno di aggiornamenti gratuiti per conformarsi alle modifiche delle disposizioni di legge nel corso del 2005.
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